Tagungslocation mieten - Das ist wichtig
Tagungslocation mieten – Das sollte man beachten
Bei der Suche nach der perfekten Location für eine Tagung gibt es verschiedene Aspekte. Unterschiedliche Orte eignen sich je nach Zielgruppe, Thema der Tagung und der Dauer mehr oder weniger für ein bestimmtes Event. Im folgenden Artikel wird genauer erläutert worauf man beim Tagungslocation mieten, wie dem Bischoffs Haus am See GmbH & Co. KG, achten soll.
Wer eine Tagungslocation mieten will für den ist in erster Linie die Größe des Ortes wichtig. Für ein kleines Kick-Off Meeting ist eine Messehalle natürlich zu groß. Man sollte darauf achten, dass man einen Ort auswählt, dessen Größe in etwa zu der erwarteten Anzahl an Gästen passt. Auch sollte man sich überlegen welche Aktivitäten man für die Tagung plant und welches Equipment dafür benötigt wird. Viele Tagungshotels bieten das Equipment wie Stifte, Whiteboards und Ähnliches auf Anfrage sogar kostenlos oder zu einem kleinen Aufpreis an. Braucht man kleine Räume für mögliche Brainstormings in Kleingruppen, so sollte man dies bei der Suche beachten. Wenn man erwartet, dass viele Teammitglieder oder Gäste nicht erscheinen, dann ist es oft besser eine kleinere Location auszuwählen, damit der Ort am Ende nicht leer wirkt. Ein weiterer wichtiger Faktor neben der Größe ist die Lage des Ortes. Der Ort sollte gut erreichbar sein, manchmal ist es wichtig, dass man gut mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zum Ort kommt. Handelt es sich bei der Tagung um ein After-Work Event so ist es besser, wenn die Location sehr zentral gelegen ist, um für eine rege Teilnahme am Event zu sorgen. Ist es eine Tagung mit einer größeren Teilnehmerzahl, beispielsweise für eine ganze Firma, so ist es zu Teil sinnvoll eine abgelegene Location zu wählen. Hiermit stellt man sicher, dass genug Parkplätze für alle Besucher da ist. Auch kann man Shuttles zum Event organisieren, sodass es auf keinen Fall zu einem Stau kommt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die vorhandene Technik für die Veranstaltung. Gegebenenfalls benötigt man für das Event ein Mikrofon, welches an Lautsprecher angeschlossen ist. Auch WLAN, Beamer, Leinwand sowie ein Whiteboard spielen für die Durchführung der meisten Tagungen eine entscheidende Rolle. Falls abends Musik gespielt werden soll ist auch hier auf die notwendige Ausrüstung zu achten. Kann man über die vorhandenen Lautsprecher gut Musik hören oder wird eine extra Anlage benötigt? Eventuell braucht man noch zusätzliches Equipment, wie zum Beispiel ein Mischpult. Auch ein Kriterium ist die Infrastruktur des Ortes. Falls Leute mit Behinderungen zur Tagung kommen ist darauf zu achten, dass der Ort komplett barrierefrei ist und auch die jeweiligen sanitären Einrichtungen aufweist. Weiterhin entscheidend sind die Laufwege, die Höhe der Räume und die Lichtverhältnisse. Will man eine Tagungslocation mieten sollte man außerdem dafür sorgen, dass für ausreichend Verpflegung gesorgt ist.
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